Sähköposti on kuollut. Näin on julistettu jo vuosia, mutta kummasti se vain porskuttaa työelämän viestintävälineenä. Rinnalle on tullut muitakin keinoja, mutta monet yhteydenotot hoidetaan yhä meilitse sekä ulkoisessa että sisäisessä viestinnässä.

Sähköpostiviestintää luonnollisesti opetetaan Helmi Liiketalousopistossa yhtenä työelämän viestintäkanavista. Opiskelijoille kerrotaan, millaista on tyylikäs ja sävykäs viestintä. Tätä taitoa tarvitaan jo siinä vaiheessa, kun opiskelijamme hakevat paikkoja työssäoppimisjaksoilleen, mistä seuraava esimerkkiviesti:

Aihe: Työharjoittelu ja kesätyö

Hei Pekka!

Olin sinuun yhteydessä puhelimitse joulukuussa koskien kesän 2013 kesätöitä.

Voisin aloittaa työt Yritys Oy:ssä 3.6 alkaen ja voin työskennellä 2.8 asti.

Opiskelen Helmi Liiketalousopistossa Malmilla merkonomiksi. Opintoihin sisältyy kuukauden työssäoppiminen 29.4. – 30.5.2013.

Olisiko mahdollista suorittaa kyseinen harjoittelu teillä? Voisin jatkaa harjoittelun jälkeen kesätöissä. Työssäoppimiseen tulisi sisältyä asiakaspalveluun tai toimistotehtäviin liittyviä töitä.

Mikäli sinulle tulee kysyttävää koskien harjoittelua tai kesätöitä, ota rohkeasti yhteyttä!

Terveisin

Olli Opiskelija

040 123 4567

olli.opiskelija@liiketalousopisto.fi

 Tällaiseen kohteliaaseen ja edustavaan viestiin nuori työelämään hakeutuva opiskelija saa vastauksen:

Moro,

tervetuloa.

Keskustellaan  sinun työharjoittelujaksostasi tarkemmin mutta meidän puolesta voit aloittaa 29.04.2013 ilmoittautumalla täällä Toimelan toimipaikassa.

Pekka Pomo,titteli

Yritys Oy , osasto , tiimi Yrityskatu 1 , PL 1 , 01234 POSTITOIMIPAIKKA pekka.pomo@yritys.fi puh. (09) 1234567 , gsm. 05012345677 , fax. (09) 1234568

Opiskelija vastaa:

Kiitos vastauksesta!

Tulen mielelläni sekä työharjoitteluun että kesätöihin.

Koulullamme on käytäntö että enne työssäoppimisen alkamista tulee allekirjottaa työharjoittelu sopimus.

Sopimuksen tulee olla täytettynä maaliskuun loppuun mennessä. Olisiko sinulla esimerkiksi tässä kuussa aikaa sopimuksen allekirjoittamista varten.

Voisin tulla tapaamaan sinua Toimelaan.

T.Olli

Ja Pekka Pomo vastaa:

moro, ehdota aika

Lyhyestä virsi kaunis, eikö?

Kun nuori ihminen menee työelämään, hän oppii tietonsa ja taitonsa vanhemmilta työntekijöiltä. Muistan, kuinka lukioikäisenä pääsin kesätöihin puhelinvaihteeseen. Opettelin kaikki puhelimessa tarvittavat fraasit minua ohjaavalta työntekijältä: lopulta imitoin kollegani tavat niin hyvin, etteivät yhteiset työkaverimme erottaneet meitä puhelimessa toisistamme.

Vanhemman kollegan vastuu on iso, kun opetetaan työelämän taitoja. Viestintätaidot tulee opettaneeksi salaa itseltäänkin: monessa työpaikassa ei ole mietitty sitä, miten puhelimeen vastataan, mitä meiliin kirjoitetaan, kuinka työkaverille puhutaan – asiakkaasta nyt puhumattakaan.

Jos työkaveri tai esimies ei esimerkiksi tervehdi asiakasta, oppii nuori työntekijä, ettei se ole tarpeen. Jos virheitä ei pahoitella, eipä sitä tapaa ota käyttöön harjoittelijakaan. Jos pomon sähköpostiviesti on hieman tynkä, typistyy nuorenkin viesti keskustelun edetessä.

Keskustelun tulee olla toista huomioivaa, koska sillä keinoin osoittaa toiselle arvostusta ja kunnioitusta sekä kuuntelua. Tämän vuoksi pitää viitsiä tervehtiä, kiittää, pahoitella ja kirjoittaa huolellista kieltä. Ne ovat kohteliaisuuden peruselementtejä, jotka ovat olennaisia kirjallisessa kanavassa, jossa ilmeitä, eleitä tai äänenpainoja ei voi havaita. Jokainen ansaitsee hyvää ja ystävällistä palvelua kanavasta riippumatta.